PSIKOLOGI INDUSTRI, Analisis Jabatan. Mengapa perlu analisis jabatan?

  • Share
Analisis Jabatan, Psikologi Industri

Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

Tujuan dari rekruitmen, seleksi dan penempatan ialah mencocokkan (to match) antara karakter individu (pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dll) dengan persyaratan jabaran yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang membuat individu atau organisasi menjadi frustasi karena tidak adanya  keseimbangan. Dalam perjuangan mencari individu yang sempurna dan sesuai untuk suatu jabatan tertentu, maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assesment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Jadi analisis jabatan menurut Robbin (2006) ialah proses pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan.

Tanpa adanya records yang akurat perihal profil dari masing-masing jabatan, jenis ketrampilan dan kemampuan yang diperlukan serta pengelaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan, maka dapat dipastikan proses pengembangan sumber daya insan akan menjadi sulit. Rekruitmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi berita yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan tidak akan mencapai tujuan, begitu pun pada menejemen penilaian kinerja.

Analisa jabatan ialah suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Menurut Stephen Robbin (2006):

Job analysis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given a job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job

Dimana analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian jelas dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan relasi dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan perihal pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan-kemampuan lain yang diharapkan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

Menurut Milkovich & Newman (1999):

job analysis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a spesific job”

Analisa jabatan ialah proses pengumpulan berita secara sistematik terhadap banyak sekali berita terpercaya dan relevan, berafiliasi dengan pekerjaan dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu.

Bisa disimpulkan bahwa pengertian analisa jabatan ialah suatu proses pengumpulan dan pencatatan berita terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimilki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini yaitu

  1. Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab.
  2. Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter lainyang diperlukan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif.
  3. Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dengan jabatan lain.
  4. Standard kerja atau target yang dpat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.

Konsep penting dari analisis jabatan yaitu analisa jabatan dilakukan terhadap jabatan (on job) bukan terhadap orang (person) sehingga orang tersebut secara psikologi tidak tertekan. Produk yang menjadi akibat analisis jabatan yaitu uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spesifcation)

Uraian jabatan (job description)

Ialah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran perihal apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (job holder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi perihal relasi antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diperlukan dapat menawarkan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.

Spesifikasi jabatan (job spesification / hiring spesification)

Ialah suatu pernyataan perihal kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap yang diperlukan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan spesifikasi khusus, pengalaman atau hal lain yang berafiliasi dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berkhasiat dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang diperlukan.

Mengapa analisis jabatan diharapkan?

Pendapat yang pro analisis jabatan memandang bahwa uraian jabatan adalah panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan. Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam melakukan pekerjaan tertentu sehingga secara psikologis ada gap.

Terlepas dari dua sisi sudut pandang di atas, semua berita akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh kalau dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Manfaat dari dilakukannya analisis jabatan yaitu

  • Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
  • Penyusunan persyaratan jabatan
  • Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diperoleh pemegang jabatan
  • Bahan untuk pengembangan materi wawancara
  • Bahan utntuk pengembangan alat test
  • Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
  • Bahan orientasi bagi karyawan baru

Meskipun ada banyak faktor yang dapat menawarkan kontribusi terhadap kesuksesan seseorang dalam memegang suatu jabatan, namun dengan adanya uraian jabatan dan spesifikasi jabatan diperlukan proses rekruitmen dan seleksi dapat berjalan efektif sehingga memudahkan proses manajemen sumber daya insan berikutnya.

Rekruitmen dan Seleksi

Rekruitmen sabagai suatu proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan agenda sumber daya insan untuk menduduki suatu jabatan tertentu (Stoner, dkk. 1995).

The recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance with a human resource plan” (Stoner, at all, 1995).

Tujuan dari rekruitmen ialah menerima calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk menerima calon terbaik akan semakin besar p**a. Proses penyeleksian karyawan/pegawai disebut dengan proses seleksi (Koontz & Weihrich. 1990).

Selection is the process of choosing from among candidates, from within the organization or from the outside, the most suitable person for the current position or for the future positions” (Koontz & Weihrich, 1990).

Sebelum karyawan dapat direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu, recruiter harus memiliki gambaran yang terang perihal tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh karena itu analisis jabatan adalah langkah pertama dalam proses rekruitmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis perihal jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan akan tertuang dengan terang. Kalau uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan akan mulai dapat dikembangkan. Uraian dan spesifikasi jabatan inilah yang dijadikan berita dasar untuk memulai proses rekruitmen dan seleksi serta penempatan.

Baca juga :

PSIKOLOGI INDUSTRI, Pengertian, Sejarah, Pendekatan, Kajian, Wilayah Software Psikologi

………………………….

Daftar pustaka : Waluyo, Minto. 2009. “Psikologi Teknik Industri“. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Baca Juga:  Peran Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Jasa Konstruksi Kepada Masyarakat
  • Share

Leave a Reply

Your email address will not be published.

3 + twenty =